Cara membuat surat yang Baik

B. Uraian Materi

1.Cara Membuat Surat Yang Baik

Surat yang baik adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya. Kesan yang baik dari surat dapat ditimbulkan dari :

a. Yang kelihatan yaitu : Kerta, Sampul, Tulisan/Ketikan dan Bentuknya.

1.       Kertas yang digunakan untuk memebuat surat hendaknya dipilih yang berkualitas baik. Untuk Instansi/Organisasi hendaknya menggunakan kertas HVS dengan kepala surat yang dicetak dengan bagus.

2.    Sampul hendaknya dipilih yang berukuran panjang sehingga surat tidak perlu dilipat beberapa kali, untuk dapat dimasukkan kedalam sampul.

3.     Tulisan/Ketikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima surat. Oleh karena itu kalau tintanya sudah tidak begitu jelas harus segera diganti. Surat juga tidak boleh ada kesalahan ketik. Surat yang ada kesalahan ketik harus segera dibetulkan sebelum surat tersebut dikirim, karena surat yang salah akan menimbulkan kesalah pahaman sehingga dapat menyebabkan surat menyurat yang berkepanjangan.

4.      Bentuk surat harus dipilih bentuk yang sesuai dengan aturan yang berlaku, walaupun sebenarnya surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk

b. Yang tidak kelihatan tapi dapat dirasakan yaitu isinya.

Isi surat agar dapat menimbulkan kesan baik bagi penerimanya maka isi surat tersebut harus : singkat, jelas dan sopan

1.     Pada umumnya orang sekarang tidak senang membaca surat yang isinya panjang-panjang oleh karena itu surat hendak singkat, artinya apabia saudara dapat mengemukakan isi surat itu dalam 10 kata, maka jangan dibuat 11 atau 12 kata.
2.  Jelas artinya bahwa isi surat tidak boleh menimbulkan pertanyaan bagi penerimanya, sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman. Sebab surat merupakan wakil dari Instansi/Organisasi yang mempunyai arti penting tapi bersifat diam artinya penerima jika tidak jelas tidak akan dapat bertanya karena surat tidak bias ditanya.
3.      Sopan, artinya baik kertas, sampul harus dipilih yang berkualitas baik. Tulisan tidak boleh dengan tinta merah sebab warna merah memberikan kesan kemarahan. Surat juga tidak boleh bernada marah, jika saudara sedang marah sebaiknya jangan menulis surat.