Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Syarat-Syarat Rapat Yang Baik

Selamat datang di blog kami :)

Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Syarat-Syarat Rapat Yang Baik

A.    Pengertian Rapat

● Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

● Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi

● Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat

● Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan, bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut organisasi/perusahaan.

B.     Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:

1.      Untuk memecahkan masalah

2.      Untuk menyampaikan informasi

3.      Sebagai forum demokrasi

4.      Sebagai alat koordinasi yang baik

5.      Sebagai sarana bernegoisasi

6.      Sebagai sarana pembentukan peraturan

C.     Jenis-Jenis Rapat

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:

1.      Menurut Tujuannya

a.       Rapat penjelasan

Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b.      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.

c.       Rapat perundingan

Rapat perundingan yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.

2.      Menurut Sifatnya

a.       Rapat resmi (formal meeting), yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

b.      Rapat tidak resmi (informal meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.

c.       Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.

d.      Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

3.      Menurut Jangka Waktunya

a.       Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.

b.      Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c.       Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d.      Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.

4.      Menurut Frekuensinya

a.       Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.

b.      Rapat incidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.

D.    Syarat-Syarat Rapat Yang Baik

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat sebagai berikut:

1.      Suasana terbuka

2.      Tidak ada monopoli

3.      Partisipasi aktif dari peserta rapat

4.      Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

5. Perdebatab berdasarkan argumentasi bukan       emosi

6.      Pertanyaan singkat dan jelas

7.      Disiplin waktu

E.     Tipe-Tipe Pemimpin Rapat

1.      Tipe otoriter

2.      Tipe demokratis

3.      Tipe laisezz-faire

F.      Tipe-Tipe Peserta Rapat

1.      Tipe pemberi informasi

2.      Tipe pemberi semangat

3.      Tipe inisiatif

4.      Tipe pemersatu

5.      Tipe penyerang

6.      Tipe perantara

7.      Tipe pendengar