Pengertian Rapat, Macam-macam rapat, Indikator keberhasilan rapat, Tujuan Rapat, Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-syaratnya, Syarat- Syarat Rapat

Pengertian Rapat, Macam-macam rapat, Indikator keberhasilan rapat, Tujuan Rapat,  Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-syaratnya ~

Pengertian Rapat

Pengertian Rapat
● adalah suatu pertemuan atau perundingan yang bertujuan memutuskan suatu permasalahan yang dilakukan dengan musyawarah untuk mencapai mufakat dalam suatu forum. Forum rapat dibentuk secara formal maupun non-formal yang menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga menghadirkan solusi yang baik bagi semua peserta rapat.

Macam-macam rapat

Rapat itu sangat banyak macamnya yang dibedakan dari berbagai hal dan sudut pandang. Berikut adalah macam-macam rapat:

Macam rapat menurut tujuannya

~ Rapat  menurut tujuannya mengacu pada apa yang diinginkan sebagai hasil rapat tersebut. Rapat ini dibedakan menjadi beberapa macam, diantaranya adalah:

Rapat penjelasan yakni rapat yang ditujukan untuk memberikan penjelasan dan pengarahan kepada peserta rapat.Rapat pemecahan yakni rapat yang diadakan untuk membahas suatu permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut.Rapat perundingan yakni rapat yang bertujuan untuk menangani suatu permusuhan atau perselisihan agar ada kesepahaman dan kesepakatan yang menguntungkan bersama.

● Macam rapat menurut sifat

~ Rapat menurut sifatnya adalah rapat yang diadakan dilihat dari jenis rapat tersebut secara protokoler. Rapat menurut sifatnya dibagi menjadi beberapa jenis, diantaranya:

● Rapat resmi atau rapat formal

~ Rapat resmi adalah rapat yang diadakan khusus untuk membahas sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam rapat tersebut terdapat aturan-aturan yang mengendalikan jalannya rapat dan setiap peserta sudah dilengkapi dengan bahan rapat yang disediakan sebelumnya.

● Rapat tidak resmi atau informal

~ Rapat ini diselenggarakan untuk membahas suatu hal yang terjadi secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat ini tidak menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi.

●Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota dalam suatu organisasi atau instansi. Rapat ini mewajibkan semua anggota untuk datang. Dalam rapat ini tidak dibahas sesuatu yang rahasia, hanya hal sifatnya umum untuk semua anggota yang hadir.

●Rapat tertutup

Rapat ini diselenggarakan khusus untuk beberapa orang saja dengan permasalahan yang dibasas adalah permasalahan penting yang sifatnya rahasia.

■ Indikator keberhasilan rapat

~ Secara umum rapat yang berjalan sesuai dengan harapan jika dalam pelaksanaannya memenuhi syarata yang digunakan sebagai indikator kesuksesan rapat. Indikator tersebut adalah:

● Adanya keterbukaan dalam rapat

~ Suasana yang terbuka sangat diperlukan dalam rapat untuk mencapai tujuan rapat. Pemikiran negatif, saling mencurigai atau bermusuhan dalam rapat harus dihilangkan, serta membangun suasana kekeluargaan, kerjasama dan saling memotivasi satu sama lain.

● Absennya monopoli

~ Semua peserta rapat berhak untuk mengemukakan pendapat dan peserta lainnya diwajibkan untuk menghargai orang yang berbicara dalam rapat. Semua peserta perlu untuk diajak berbicara dan berpartisipasi dalam menggunakan haknya.

● Tingkat aktif dalam rapat

~ Rapat yang sukses dan hidup adalah jika peserta semuanya aktif dalam berperan serta memberikan pendapatnya atas suatu permasalahan yang dibahas. Semua peserta harus mempunyai kemampuan mendengar, tidak memotong pembicaraan peserta lain. Pendapat yang baik dan positif hendaknya dilontarkan dalam rapat.

● Pengawasan dan bimbingan dari pemimpin

~ Peran pimpinan rapat sangat menentukan arah dan keadaan rapat. Pemimpin rapat hendaknya tidak memihak pada salah golongan atau perseorangan peserta rapat. Pemimpin rapat harus memberikan motivasi kepada anggota untuk memberikan pendapat dan menengahi jika terjadi perselisihan.

● Mengedepankan pendapat dan argumentasi, bukan emosi

~ Rapat yang baik adalah rapat yang diwarnai banyak argumentasi dan pendapat. Namun hal itu tidak menjadi baik jika menjadi perdebatan panjang. Oleh karena itu harus ada yang menengahi supaya tidak terjadi perpecahan.

● Tepat waktu

~ Sebaik-baiknya rapat adalah rapat yang dimulai tepat waktu. Para peserta rapat hendaknya mengikuti apa yang telah menjadi tata tertib rapat, termasuk masalah waktu. Jika terlambat, baiknya diberitahukan kepada pimpinan rapat disertai alasan keterlambatannya.

Tujuan Rapat

■  Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

● Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

● Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

● Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

● Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

● Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

● Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

■ Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya

~ Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

a)   Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2. Rapat Pemecahan Masalah.

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3. Rapat Perundingan.

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b)    Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2. Rapat informal.

Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3. Rapat terbuka.

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4. Rapat tertutup.

Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c)   Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

2. Rapat bulanan.

Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

3. Rapat semester.

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

4. Rapat tahunan.

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

d)   Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.

2. Rapat insidental.

Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e)   Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2. Rapat dinas.

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3. Musyawarah kerja.

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

■ Syarat-Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

a.       Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b.      Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c.       Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).

d.      Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a)      Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3. Penentuan tempat.

4. Akomodasi.

5. Konsumsi.

6. Media/peralatan.

b)   Pelaksanaan rapat.

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.

2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat kusir.

5. Bahasa harus komunikatif.

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8. Adanya notulen.

9. Acara rapat.

10. Media rapat.